Como fazer um Plano Estratégico para o seu evento

Um Planejamento Estratégico ajuda você e a sua equipe, a permanecerem focados no que realmente importa para a realização de um evento.

Planejamento estratégico é o que vai definir os objetivos e identificar quais os recursos e tarefas necessários para chegar ao ponto desejado. Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e definir as ações necessárias para superar os obstáculos.

E todas as pessoas reunidas em torno do planejamento de um evento sabem que a sua execução envolve centenas de detalhes e estratégias que, caso não sejam bem organizadas e definidas, podem levar ao fracasso.

Para começar, você sabe exatamente quais são os resultados desejados e as ações necessárias para atingir esses resultados? Essas e outras perguntas devem ser respondidas durante o desenvolvimento do planejamento estratégico. Saiba como você pode organizar tudo desde o início e evitar muitos problemas.

Antes de escolher o Nome do seu evento, reflita se o nome escolhido para o seu evento é único e de fácil pronunciação em qualquer idioma (caso ele também receba estrangeiros), e que seja claro e descritivo por si só, sem que as pessoas precisem adivinhar sobre do que se trata.

Sobre a Data, você tem que pensar se haverá grandes eventos agendados para a mesma data ou se haverá feriados prolongados na mesma semana da realização do seu evento.

Antes de decidir sobre a Cidade e o Local da realização de seu evento, você deve considerar alguns fatores importantes como, por exemplo, a cidade é de fácil locomoção para o seu público-alvo (participantes) e o local estará disponível para a realização de seu evento e, conforme o tamanho do evento, talvez seja necessário reservar datas adicionais para a montagem, realização e desmontagem.

Porque você decidiu realizar esse evento? Qual é o Objetivo principal do seu evento? Geralmente, os objetivos incluem: receita, captação de recursos, reconhecimento da marca, networking etc. Também, identifique a real Necessidade de seus participantes e o que realmente você está oferecendo. Descreva as principais Características e Benefícios de seu evento. E qual será o seu Diferencial competitivo? Portanto, não se esqueça de gerar uma verdadeira Proposta de Valor para o seu Público-alvo (é muito importante identificar a sua audiência).

Quais serão os Canais de Marketing que você utilizará para alcançar uma ótima audiência? Tente apostar em 3 ou 5 canais, no máximo, dessa forma você não dispersa a atenção e o orçamento de sua equipe de marketing.

As Métricas devem ser estipuladas por você e sua equipe e devem estar de acordo com o objetivo do evento. Ou, no mínimo, de alguma forma as métricas precisam auxiliar e apoiar o alcance do objetivo. Tente limitar as métricas entre 1 e 3.

Fique atento aos Custos do evento. Elabore um Orçamento, de modo que você e sua equipe tenham a consciência do que pode e o que não pode ser gasto e onde vocês deverão fazer economia. E, por último, mas não menos importante, é a Receita. É preciso documentar como você vai equilibrar as contas e obter lucro.

Parece complicado, mas não é. Na verdade ele ajuda na organização e na realização de todas as etapas e tarefas, estabelecendo um cronograma, prazos e responsabilidades. Tudo que os organizadores desejam é produzir eventos memoráveis e impactantes.

Quando bem planejados, os eventos criam uma relação mais duradoura entre marcas e clientes. Mas, nem tudo sempre é perfeito, mesmo quando bem planejado. Depois de tudo organizado, é bom que você tenha um Plano B na manga. Afinal nenhum planejamento estratégico pode impedir alguns imprevistos. Mas um bom planejamento pode prever quais são os maiores riscos e quais as melhores soluções para minimizar os problemas.

Já que você chegou até aqui e, como forma de agradecimento, oferecemos para você, gratuitamente, uma planilha que vai te ajudar a começar a organizar um Plano Estratégico para o seu evento. Clique aqui.

Boa Sorte e Sucesso!

 

 

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"O descontentamento é o primeiro passo na evolução de um homem" Consultoria e Assessoria. CEO do Grupo Tradeclube Soluções. E-mail: antonio@tradeclubenetwork.com WhatsApp: 55-21-98117-2011

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