O que você precisa saber antes de contratar serviços para o seu evento

Escolher bem os fornecedores e os seus serviços são detalhes que fazem toda a diferença na realização de seu evento.

Existem várias opções no mercado, mas na hora de contratar, é preciso saber escolher muito bem para não ter dores de cabeça durante e pós o evento. Selecionamos algumas dicas para que você tome uma decisão tranquila e sem preocupações.

Defina o que é importante. Antes do primeiro contato, tenha em mente quais os elementos que são mais importantes para a realização e o sucesso de seu evento, de acordo com o seu planejamento estratégico. Dessa forma, você conseguirá focar a sua busca pelo fornecedor correto. Em sua pesquisa e contato, tome notas e analise os serviços, baseando-se nos elementos que você já selecionou como importantes. Compare as respostas e os resultados e decida qual é o fornecedor que pode oferecer, não somente o melhor serviço, mas também apoiar a realização do seu evento.

Selecione no mínimo 3 fornecedores. Na verdade, no mínimo 3 fornecedores, para que você possa comparar preços e os serviços oferecidos. Se os 3 não forem suficientes, cote mais alguns e anote quais aqueles que trarão a melhor relação entre custo e benefício. Outra dica é que com mais opções você pode tentar barganhar algum desconto ou ganhar algum serviço ou item extra que não estava incluído na proposta e que poderá ser uma ótima economia para a realização de seu evento.

Analise o tempo de mercado e a experiência. Em sua pesquisa não se esqueça de analisar a experiência e a influência de mercado que o fornecedor já conquistou. Isso irá aumentar a sua confiança e com certeza será um quesito importante na hora da sua decisão. Não se esqueça de pedir referências. É preciso conversar com outros organizadores de eventos para saber como foi o trabalho, a entrega e se o recomendam.

Pergunte sobre os desafios que já enfrentaram. Isso servirá para entender a capacidade de solução de problemas e imprevistos. Na hora do aperto, o que mais precisamos é de um parceiro, não somente de um fornecedor de serviços. E para evitar dores de cabeça e estresse na hora da realização do evento, é preciso saber com quem poderá contar. Além disso, se estamos contratando alguém ou uma empresa para ficar responsável por determinada ação ou área, não deveríamos ter preocupações ou problemas, e sim soluções.

As redes sociais como aliadas. Pesquisar também nas redes sociais e no site reclame aqui é uma ótima maneira de saber se o fornecedor se envolveu em algum caso de fraude ou então, se atende bem os seus clientes. É o tal do boca a boca digital, em que as pessoas contam sobre as suas experiências, e com essa ação podem guiar outros organizadores sobre o que podem esperar do fornecedor. Ele é atencioso? Entregou todos os itens dentro do prazo? Tem algum diferencial que chamou a sua atenção?

Contrato completo. Estabeleça sempre um contrato por escrito com as atribuições de ambas as partes para a proteção dos dois lados, não importa o tamanho ou valor do serviço. Esse documento deve conter as datas de produção e entrega, obrigações, itens a serem entregues e devolvidos no final do evento, além de cláusula sobre multa de desistência dos dois lados. Desta forma, você conseguirá se proteger caso aconteça algum problema de deadline (prazos) e, o fornecedor também poderá listar as suas responsabilidades em relação ao que foi acordado e contratado.

Estipule prazos. Estipule datas de pagamento e prazos de entrega no momento do contrato para que tudo seja oficializado e visando um cronograma que com certeza não pode ser atrasado, assim você sempre saberá o que esperar e com certeza terá tudo sob controle. Além disso, procure sempre acordar o pagamento com um sinal na hora da contratação e o restante na entrega do serviço. – Isso também deve ser especificado no contrato! Isso te protegerá de possíveis fraudes ou que o um fornecedor que esteja de má fé não entregue o serviço acordado depois de já ter recebido o pagamento integral. E não se esqueça de sempre pedir a nota fiscal!

Espero que essas dicas te ajudem muito na hora de contratar serviços e fornecedores para o seu evento. Depois de utilizá-las, deixe seu comentário sobre a sua experiência com fornecedores. Ótimos eventos!

 

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"O descontentamento é o primeiro passo na evolução de um homem" Consultoria e Assessoria. CEO do Grupo Tradeclube Soluções. E-mail: antonio@tradeclubenetwork.com WhatsApp: 55-21-98117-2011

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