Os erros mais comuns na organização de eventos

Organizar eventos requer muito cuidado. Riscos não planejados e detalhes não considerados, e a má divulgação, por exemplo, podem prejudicar, e muito, os resultados. 

Pensando em ajudá-lo a garantir que seu evento seja um sucesso, veja quais são os erros mais comuns encontrados durante a organização de eventos e o que é preciso fazer para evitá-los, a fim de que tudo corra bem e você não seja pego por imprevistos desnecessários.

Falta de planejamento
Planejar bem um evento é fundamental para garantir que a execução seja impecável. Nesse sentido, é preciso um bom levantamento de investimentos, infraestrutura necessária, contratações, plano de divulgação, etc. Como já diria o ditado: a pressa é inimiga da perfeição. Então, não deixe que a falta de atenção aos detalhes prejudique sua produção. De todos os erros, este é o mais grave.

Desespero
Imprevistos acontecem, ainda mais porque eventos envolvem pessoas. Flexibilidade, segurança e calma são extremamente necessários para resolver os problemas que possam surgir. Você deve manter a postura, afinal comandará outras pessoas que dependerão da sua tomada de decisão nesses momentos.

Falta de networking
Imprescindível antes, durante e após o seu evento, o networking é a chave para o sucesso da sua ação. Para tirar o melhor da sua rede de relacionamentos, mantenha contato com seus clientes, parceiros, fornecedores, patrocinadores e possíveis patrocinadores, e colaboradores constantemente – seja por meio de e-mail marketing com novidades, pelas redes sociais, por telefone ou até mesmo agendando encontros pessoalmente de vez em quando.

Má divulgação
Você precisa, antes de mais nada, alinhar seus objetivos com a comunicação para o evento com o perfil do público. Afinal, é preciso atuar de maneira estratégica também na divulgação – você não precisa atingir “todo mundo” se seu público-alvo não é “todo mundo”.

As redes sociais como Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, Blog, entre outras, são ferramentas que ajudam muito na divulgação do seu evento.

Tornaram-se um canal de comunicação eficaz com clientes e, consequentemente, permitem maior alcance da divulgação de sua ação. Porém, apesar de serem canais baratos e fáceis de divulgação, não devem ser os únicos escolhidos por você para apresentar seu evento. Analise se inserções em rádio e televisão e anúncios em revistas, jornais, etc., não podem ajudar a ampliar o alcance da sua ação e planeje bem como será essa divulgação.

Não saber ouvir
Aprenda a ouvir os que estão à sua volta e saiba aceitar opiniões diferentes da sua. Avalie sugestões de terceiros que podem agregar à sua ação e contribuir para que saia tudo como o planejado. Ouça também seus fornecedores, patrocinadores, clientes e até mesmo a sua equipe e seja transparente nos diálogos, principalmente nos que envolverem tomadas de decisões.

Estar desatualizado
Atentar-se às novidades é fundamental para a organização e divulgação do seu evento. Use a tecnologia a seu favor e diminua a distância entre você e seus clientes, patrocinadores e parceiros de negócios.

Falta de criatividade
Diferencie-se. Seja criativo e ousado – sem dúvida seu evento se destacará dos demais. Fuja do convencional, saia do senso comum. Inove!

Para isso, pesquise muito, esteja alerta às ações dos seus concorrentes e às novidades do mercado. Com certeza boas ideias virão.

Um bom planejamento é a peça-chave para que o seu evento seja um sucesso. Se você ainda não tem um modelo, nós oferecemos uma planilha em Excel, onde você poderá começar a elaborar um planejamento através de um Cronograma e Check-list de todas as suas atividades/tarefas e de sua equipe para que o evento seja muito bem elaborado, organizado e que seja um grande sucesso. Acesse mais informações por aqui.

 

 

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"O descontentamento é o primeiro passo na evolução de um homem" Consultoria e Assessoria. CEO do Grupo Tradeclube Soluções. E-mail: antonio@tradeclubenetwork.com WhatsApp: 55-21-98117-2011

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