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Por uma empresa mais eficiente e produtiva!

A produtividade passou a ser um fator estratégico em um mercado cada vez mais competitivo.

Você tem a sensação de que os dias estão cada vez mais curtos? Parece fora do comum a capacidade de acumular tarefas e descobrir, no final do dia, que você começou todas, mas não terminou quase nenhuma. Seja por procrastinação ou falta de foco, a baixa produtividade é um fantasma que assombra muitas pessoas.

Principalmente, se você é um empreendedor, sabe muito bem da importância de ser produtivo. E, felizmente, existem algumas ferramentas que ajudam empreendedores e empresas a encontrarem seu potencial de produtividade. São ferramentas que ajudam a lapidar processos de produção, criando um ambiente de trabalho que potencialize a produtividade. Quando você estabelece melhores processos, fica mais fácil de identificar e cortar custos desnecessários, e também garantir um padrão de qualidade.

Desenvolvida por David Allen, o GTD (Getting Things Done ou A Arte de fazer acontecer, em português), pode ser considerada uma das ferramentas mais simples e objetivas já discutidas nos últimos anos. Mas, diferente do que muitos empreendedores acham, a sua aplicação exige uma boa dose de disciplina e isso nem sempre é uma boa notícia para as pessoas que desejam implementá-la. Se você ou seu time costumam evitar rotinas ou têm dificuldades em estabelecer padrões e procedimentos, o GTD pode ser um desafio, mas, uma vez adquirido o hábito, os benefícios são facilmente percebidos.

A implantação dessa ferramenta tem basicamente cinco etapas bem definidas e dependentes umas das outras:

Coleta. Listar todas as coisas a fazer: ideias, lembranças, iniciativas, projetos. Para isso, é possível utilizar o velho e bom papel e caneta ou criar um arquivo específico. O importante aqui é esvaziar a mente, documentando essas informações para armazená-las em um local seguro e confiável.

Processamento. É necessário reservar um tempo na rotina diária para analisar a lista e perceber se pedem alguma ação ou não. Ou seja, nada de querer listar as suas tarefas entre um coffee com o cliente e uma reunião com os acionistas.

Quando a anotação pede uma ação, é importante avaliar algumas questões, como:

Qual o primeiro passo para chegar a uma solução? Se essa ação demandar dois minutos ou menos, resolva logo. Postergar uma tarefa simples só serve para travar seu fluxo;

Posso delegar? Se a resposta for positiva, é necessário registrar em uma lista específica e passar adiante;

Devo adiar? Se a decisão for por adiar, é preciso estabelecer um novo prazo para a execução da tarefa, de preferência em um dia da semana reservado para a execução dessas ações. Afinal, antes tarde do que nunca, não é mesmo?

Organização. A resposta que você deu para essas questões é determinante para uma boa execução das tarefas – lembrando que é essencial manter a organização, afinal, tudo que precisa ser feito e tem um prazo deve ser listado e analisado. Pode parecer cansativo, mas o resultado vai compensar. Imagine o alívio de ver, no final do mês, que todos os projetos saíram do papel e já estão em andamento na sua empresa?

Para ajudar nessa etapa, o método GTD sugere a utilização de diferentes listas para separação dos assuntos e das ações necessárias. Assim, fica mais fácil manter uma visão mais clara de todo o contexto.

 

Execução. O momento da execução é um dos mais importantes do processo. Esse é o momento em que você começa a colocar a mão na massa e é imprescindível que, nesse período, você não seja interrompido. Sabe quando você vai viajar e colocar a plaquinha de “não perturbe” na porta? Faça exatamente isso na sua agenda. É hora de manter o foco.

Revisão. Chegou a hora do planejamento. Quando as prioridades são definidas, a próxima semana deve ser organizada e o que não foi feito deve ser reagendado. Isso quer dizer que você terá que fazer uma revisão semanal, olhando para as tarefas que já foram realizadas e para aquelas que ainda não foram concluídas.

O GTD é uma metodologia que pode ser usada por qualquer um, afinal, ela é uma ferramenta extremamente útil ao gerenciamento de ações para conquistar uma produtividade eficiente, e, por isso, não há contraindicações.

Em resumo, o GTD é uma ferramenta simples, acessível e que produz ótimos resultados em todas as esferas da organização. Quando toda a equipe está engajada em melhorar o desempenho, em conquistar novos níveis de atuação, a produtividade está garantida e, com ela, o sucesso da empresa e do negócio.

 

Fonte: Endeavor

 

 

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Antonio Moreno
"O descontentamento é o primeiro passo na evolução de um homem" Consultoria e Assessoria. CEO do Grupo Tradeclube Soluções. E-mail: antonio@tradeclubenetwork.com WhatsApp: 55-21-98117-2011
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